Liga Asuransi – Perubahan yang paling signifikan akibat wabah COVID-19 adalah berubahnya gaya hidup dari normal kepada new normal. Adanya jarak yang harus memisahkan antara manusia, baik secara fisik maupun secara sosial untuk menghindarkan diri tertular wabah ini.
Bagi kami di industri asuransi kondisi ini menjadi tantangan berat. Apalagi bagi broker asuransi dan agen asuransi yang harus mempresentasikan jasanya kepada nasabah. Jasa asuransi dan produk jasa masih harus dijual dengan cara tatap-muka.
Bersyukur, ketika kita dipaksa untuk terpisah dengan klien-klien dan rekan-rekan, kini sudah ada teknologi informasi yang bisa menggantikan fungsi pertemuan tatap-muka dengan pertemuan yang menggunakan layar komputer ataupun lewat layar handphone yang disebut dengan istilah video conference.
Kehadiran teknologi video conference ternyata tidak hanya bisa menggantikan fungsi pertemuan tatap-muka tapi ia juga mendatangkan keuntungan. Adanya peningkatan produktivitas karena penurunan biaya perjalanan, menurunkan biaya akomodasi, efisiensi waktu dan hemat sewa ruang meeting. Manfaat ini tidak pernah terbayangkan sebelumnya.
Nah, agar video conference dapat berjalan dengan baik, berikut ini kami tuliskan 10 tips yang perlu diperhatikan:
- Sediakan jaringan internet yang stabil
Jaringan internal yang stabil dan cepat akan sangat membantu untuk kesuksesan video conference. Gangguan internet tidak hanya akan mengganggu satu orang tapi juga ke seluruh peserta. Bagi yang menggunakan laptop usahakan dengan menggunakan jaringan LAN agar lebih stabil.
- Pemilihan Aplikasi Software yang terbaik
Saat ini ada beberapa aplikasi video conference yang tersedia dan siap untuk digunakan. Mungkin yang paling banyak digunakan di Indonesia saat ini adalah Zoom. Zoom bukanlah satu-satunya, ada juga Google Hangouts, Microsoft teams, Whatsapp, Slack, Gotomeeting, Facetime, Free Conference dan lain-lain. Masing-masing punya kelebihan dan kekurangannya. Untuk setiap aplikasi yang dipilih pastikan agar semua peserta sudah mendownload aplikasinya dan sudah paham cara penggunaannya.
- Berpakaian yang rapi dan layak
Meskipun tidak diadakan dalam satu ruangan yang sama, setiap peserta sebaiknya tetap mengenakan pakaian resmi dan layak ketika mengikuti video conference. Hal ini penting agar anda terlihat menarik, bisa fokus dengan materi meeting dan juga tidak mempengaruhi konsentrasi peserta lain.
- Menyiapkan Agenda Sebelum Meeting
Seperti meeting biasa, untuk video conference juga perlu persiapan yang matang. Jadwal, materi, pembicara, tata-cara serta penunjukkan moderator yang mampu mengendalikan pertemuan dengan baik. Agenda harus sudah dikirimkan sebelum pertemuan dimulai.
- Waktu Pertemuan – Zona Waktu
Karena peserta tidak berada di satu tempat bahkan berada di negara yang berbeda, penting untuk memastikan standar waktu yang akan digunakan. Misalnya Waktu Indonesia Barat (WIB). Ketika mengirimkan undangan pastikan standar waktu yang akan digunakan dicantumkan.
- Hindari Gangguan
Hindari dan singkirkan hal-hal yang mengganggu camera yang menyebabkan gambar anda tidak terlihat utuh atau kurang fokus. Bagi yang menggunakan smartphone gunakan stand agar gambarnya tidak bergerak-gerak. Kecilkan suara hp agar tidak mengganggu ketika pertemuan sedang berlangsung. Untuk kualitas suara yang lebih jelas sebaiknya menggunakan earset baik berupa kabel ataupun bluetooth.
- Hindari gangguan suara
Untuk menghindari gangguan suara berisik dan agar peserta bisa fokus, anjurkan kepada semua peserta untuk mematikan speaker (unmute) ketika mendengarkan pembicara. Hanya dihidupkan ketika giliran dirinya yang berbicara.
- Jangan berbicara pada saat yang bersamaan
Selain mematikan (unmute) suara ketika seminar sedang berjalan, peserta juga diminta untuk tidak berbicara ketika yang lain sedang berbicara. Kepada host diminta untuk membuat peraturan kapan seseorang boleh berbicara, misalnya dengan meminta kepada peserta untuk mengirimkan pesan jika mereka ingin berbicara atau bertanya kepada peserta. Host yang akan memutuskan siapa yang akan diberi kesempatan untuk berbicara secara bergantian.
- Fasilitas pencahayaan yang bagus
Untuk penampakan wajah peserta yang lebih bagus usahakan agar peserta berada di tempat yang cahayanya cukup terang. Terutama untuk host dan pembicara tamu, karena mereka yang akan paling banyak terlihat.
- Pemilihan tempat seminar untuk host
Agar video conference dapat berjalan dengan sempurna apalagi dengan peserta yang banyak, kepada host agar memilih tempat yang representatif dengan background yang bagus, dengan kamera dan pencahayaan yang terbaru. Dengan demikian akan tercipta suasana seperti pertemuan dalam satu ruangan.
Setelah menjalaninya selama lebih dari tiga bulan, kini publik sudah mulai terbiasa dengan video conference. Bahkan terlihat mulai menikmatinya. Beberapa orang bahkan kewalahan dengan padatnya jadwal video conference mereka. Sepertinya gaya hidup seperti ini akan terus berlanjut di masa-masa yang akan datang.
Video conference telah memangkas jarak, mengurangi biaya, meningkatkan efektif kerja dan memperbaiki kualitas komunikasi. Selalu gunakan video conference untuk setiap pertemuan anda. Selamat bervideo conference.
Tips ini dipersembahkan oleh L&G Insurance Broker. “A SMART Insurance Broker”
